A．如何查找术部文件？

技术部现在一共有九个文件柜，编号分别为01-09；其中01-09的钥匙都放在07中，而07的钥匙现在一共有二把，一把在郭鹏那儿，另一把在王瑾这里。所以这二个人同时就负起了上班时要在第一时间打开文件柜,下班时将所有的文件柜上锁的责任。

技术部所有的客户存放明细均存放在“”中。如果要查找“某客户”时需先从“”中查到“此客户”所在的文件夹的代号，然后从文件柜中找到“此代号”的文件夹。

技术部所有的文件资料均存放在08及09两个文件柜中，其中08中则存放“AA-AR：其它综合客户的文档”（具体内容详见“”文件夹）;而09中存放“壹-拾：技术部搜集的资料”、“A-P：客户资料文档”、“0-9：技术部技术文件”。

“01/04”中存放技术部待作废的客户资料；

“02”中存放技术部所购的书籍及杂志；

“03”中存放技术部所有的客户光盘、技术部MO、色标以及软件安装盘；

“05”中存放技术部库存办公物品；

“06”中存放技术部库存打印纸及墨盒；

“07”中存放数码相机、移动硬盘及样品资料；

B．如何接收文件？

要求在接到销售内勤下发的”工艺准备流程卡”后,应先登记在”记录册”中,记录完毕后再传给相关人员。

序号：应填写”04-01“由表示此单为4月第一份工艺准备流程卡，依次类推，一定要按顺序写；

下发号码：应填写“工艺准备流程卡”上部销售用红色印油所印的号码，此号码唯一（只对一张单）；

销售主管、下发单据类型、明细等栏要依据“工艺准备流程卡”如实填写；

客户要求：只需要下边合适的栏中划钩即可。如果是要求制作印刷模切后的成品样箱时，则需分别在“尺寸样箱”、“模切样箱”、“印刷样箱”下划钩，并要在数量栏注明销售所需数量。

备注说明：在客户要求栏中仍不能明确表示出销售的要求时，应在“备注说明”中文字表述客户要求。

下单日期：此处有两栏，左边栏中应填写收到此单的日期；右边栏中应填写收到此单当时的准确时间。

要求在接到销售内勤下发的”合同更改”后,应先登记在”记录册”中,记录完毕后再传给相关人员。

“合同更改”的登记方法要求同“工艺准备流程卡”！

蓝鸟图纸：等同于蓝鸟定单，需先核对产品卡后进行存档。

C．图纸如何下发？

以上图纸均为一式三份：生产一份，质检一份，技术部存档一份。

。

质检部图纸接收人：陈辉或耿爱平；

生产部图纸接收人：印刷图：工艺室人员；模切图、效果图或胶印的印刷图：刘桂清。

一式三份：生产一份，接收人：刘桂清；质检一份，接收人：陈辉；技术存档一份。

：质检要求可以签收的样箱必须是有客户或销售主管签字的样箱。样箱下发时只需与质检进行交接即可。

：“技术部章”盖在技术部内部审核后的签字上边，盖此章前应把要下发的图纸先复印好后再盖章（“控制复印”章盖在左上部空白处；“代号”：生产为“01”，质检为“02”，采购为“03”。

：只需在整套图纸的最前页（一般为效果图）左上角位置找空白处分别盖上“技术部章”、“控制复印章”、“代号”。代号分别为：生产“01”，质检“02”，（注意：）。

：不需加盖任何印章。

５．？

，则只需要下发给采购并由采购在签收单签字即可；，则只需与工艺室交接，除应由工艺相关人员在签收单上签字外，还应在由技术部制作的一份能明确表示所有下发印版的内容的图稿上签字，（此稿一式两份，工艺室保存一份，技术部保存一份），此份签字稿由技术部保存，以便日后双方核对印版内容。

D．如何回收文件？

当文件发生更改后在下发新版本图纸的图时要注意回收旧版号图纸，在收到旧文件时需由保存旧版号图纸的相关人员在“技术部的回收单”上签字，以确认此图已回收完毕，并注明当日的日期。如果某部门的图纸丢失而无法回收，则“回收单”的签收栏保持空缺,并要求相关人员在旁边签字确认此图已丢失。

E．文件如何存档？

当销售主管通知文件或样箱已确认后，技术部的所有准备工作完成并将所有回纸下发完毕后即可将整套图纸整理存档。

完整的存档文件应包含：产品卡、工艺准备流程卡、制版申请、客户确认稿、印刷图、模切图。但有时因各种原因“工艺准备流程卡”、“制版申请”、“客户确认稿”、“印刷图”、“模切图”等可能会有一种或多种文件没有，此种情况下只需尽可能全的存储文件即可。

产品卡--工艺准备流程卡--制版申请—客户确认稿—模切图—印刷图。

在文件夹中存档的文件一般为A4纸，如有A3纸需折叠成A4纸大小后再存放。在给A4纸打孔前，先将打孔器的指针对准“A4/A3”的位置，然后在A4纸的长边上打孔，保证孔在纸边上处于居中的位置。

每套文件只钉一个书钉，按照此文件在文件夹中的摆放位置依次订钉。放置位置最下的文件钉最上边的一个钉，依次因推，每七套文件为一个结束。（钉书钉的位置应与“孔”保持在一侧，在“两孔”上部分依次钉三个钉，在“两孔”中央依次钉两个钉，在“两孔”的下部分依次钉三个钉。）

注意：。

：按不同的客户区分，文件存档时同客户同类型的文件最新制作的图纸放在此类文件档案的最上边即可。

：按不同的客户进行分类。同一客户的文件存放在一起，放置顺序是以产品卡号为标准存放，产品卡号最小的放置在最下边(一般为最早定稿的文件)，最大的放置在最上边（一般为最新制作的文件）。

当个别文件夹存放的文件过多时，应及时减少个别文件夹中的客户或将此文件夹中的文件分在两个文件夹存放，如文件夹增加或文件夹中的客户数量产生变化时，应及时在“”文件夹中更改。